Teme   >    Pozitivna psihologija   >   
  • 10 savjeta za upravljanje vremenom u svijetu multitaskinga
  • Upravljanje vremenom je vještina kojoj vas niko ne uči u školi, ali je definitivno jedna od onih koje morate naučiti. U nastavku slijedi 10 savjeta kako biti bolji u obavljanju posla...
  • Postaje nevažno koliko ste pametni, ukoliko niste u stanju dovoljno dobro organizirati informacije da biste ih uspješno apsorbirali. Isto tako nije bitno koliko ste vješti ako vas odugovlačenje sprečava da završite posao na vrijeme. Mlađi radnici razumiju ovaj problem, tako da upravljanje vremenom postaje moderna tema.

    Jedan od najpoznatijih blogova u svijetu danas je Lifehacker koji uređuje guru učinkovitosti Gina Trapani. Njena knjiga s istim nazivom postala je bestseller na Amazonu, s unaprijed rasprodatim tiražom. Na današnjem tržištu rada od drugih se možete razlikovati po svojoj sposobnosti obrade informacija i  upravljanja vremenom. “Karijere se izgrađuju i propadaju zavisno od sofisticiranih vještina koje vas čine sposobnim da postižete izuzetno veliki radni učinak,” kaže Merlin Mann, urednik bloga o učinkovitosti 43 Folders.

    U nastavku slijedi 10 savjeta kako biti bolji u obavljanju posla:
    • Ne ostavljajte neodgovorene e-mailove u svom inboxu.
    “Mogućnost da brzo obradite i sintetizirate informacije i pretvorite ih u djelo jedna je od najvažnijih vještina u profesionalnom svijetu danas”, kaže Mann. Organizirajte e-mailove u foldere.  Ukoliko poruka zahtijeva više vremena za razmatranje, prebacite je na svoju “listu zadataka”. Ukoliko se radi o napomeni, isprintajte je. Ukoliko je to obavještenje za sastanak, prebacite ga u kalendar. “Jedna stvar u kojoj su mladi ljudi stvarno dobri jeste tretiranje određene stvari samo jednom. Nećete vidjeti mlade ljude kako pomjeraju sadržaj e-maila gore-dolje, pretvarajući se da rade,“ kaže Mann. Stupite u akciju čim pročitate e-mail.

    • Priznajte da je obavljanje više zadataka odjednom loša navika
    Za ljude koji nisu odrasli gledajući TV,  kucajući poruke i radeći zadaću u isto vrijeme multitasking je ubitačan. Ali obavljanje više poslova istovremeno smanjuje svačiju učinkovitost, bez obzira na to o kome se radi. “Manje je vjerovatno da će se dvadesetogodišnjak osjećati  pretrpanim nakon zahtjeva da obavlja više zadataka u isto vrijeme, ali multitasking ipak smanjuje učinkovitost kod mladih ljudi,” kaže Gina Trapani. Stoga ga pokušajte ograničiti. Kathy Sierra na blogu “Creating Passionate Users” predlaže prakticiranje odgovornosti prema obavezama kao način da se riješite navike obavljanja više zadataka u isto vrijeme.
    • Uradite prvo najvažnije
    Trapani ovo naziva “stavljanjem jutarnjih kvačica”.  Kad započne raditi ujutro, prije nego što provjeri e-mail, ona provede sat vremena rješavajući najprioritetnije tačke sa svoje liste zadataka. Ovo je fantastična ideja, jer čak i ako ne možete uraditi posao za jedan sat, veća je vjerovatnoća da ćete se ponovo vratiti na tu istu stvar nakon što ste je već započeli rješavati. Ona ističe da je ovakav pristup najučinkovitiji ukoliko se organizirate noć ranije, pa kad započnete s poslom, već znate koji su vam najprioritetniji zadaci tog dana.

    • Provjerite svoj e-mail na vrijeme
    “Nije efikasnost pročitati svaki e-mail koji dobijete i odmah odgovoriti na njega. To što vas je neko odmah kontaktirao, ne znači da mu morate odmah i odgovoriti,” kaže Dan Markovitz, predsjedavajući firme Time Back Management za konsalting u oblasti produktivnosti rada. “Ljudi očekuju odgovor u razumnom roku, ali ne trenutno.” Sve dok ljudi znaju za koliko vremena mogu očekivati odgovor i znaju kako mogu doći do vas u hitnim slučajevima, na većinu e-mailova možete odgovarati samo nekoliko puta na dan.

    • Organizirajte adrese web stranica koje posjećujete
    Koristite se uslugama označavanja stranica kao što je del.icio.us da biste bili u stanju pratiti dešavanja na web stranicama koje su vam neophodne. Umjesto slučajnih zabilješki o lokacijama koje želite posjetiti, te iste lokacije možete sačuvati kao napomenu, tako što ćete ih sve spasiti na jednoj lokaciji i kasnije tu listu dijeliti i pretraživati na lakši način.

    • Otkrijte kad radite najbolje
    Industrijski inžinjer Jeff Beene bavi se konsaltingom i takve stvari  može raditi u bilo koje doba dana. Ipak, on kaže: ”Pokušavam organizirati stvari tako da radim ujutro, kad sam najproduktivniji.” Svaka osoba ima svoje najbolje vrijeme. Možete otkriti svoje najproduktivnije doba dana tako što ćete pratiti svoju učinkovitost tokom određenog vremenskog perioda. Nakon toga trebate organizirati svoj raspored tako da najproduktivnije vrijeme ostavite za najvažniji posao.

    • Razmišljajte o klikovima na računaru
    Ukoliko provodite čitav dan za računarom, klikovi su bitni, jer su vezani za vašu produktivnost. ”Ukoliko uzmemo kao primjer bilo koji dan, vidjet ćemo da će radnik koji radi na pružanju informacija obaviti na desetine pretraga na Googleu,” kaže Trapani. “Koliko je klikova potrebno za to? Možete li ih reducirati na tri? Na svakom od ovih klikova možete uštedjeti 10 sekundi, a s vremenom to prerasta u značajnu uštedu”.

    • Olakšajte sebi započinjanje projekata
    “Mi nemamo problema sa završavanjem projekata, već s njihovim započinjanjem”, kaže Mann. On vam preporučuje da počnete “manjim koracima.” Beene zna kako da to uradite: “Ja pokušavam podijeliti svoje projekte u manje dijelove, tako da nisam zatrpan njima.”

    • Organizirajte svoju listu zadataka svaki dan
    Ukoliko ne znate šta trebate raditi, ne možete ni organizirati vrijeme da biste to uradili. Neki ljudi vole zapisivati rukom ovu listu, jer iskazujete posvećenost ukoliko svaku stavku prepisujete svaki dan, dok je konačno ne završite. Drugi vole koristiti softvere koji mogu isparčati i podijeliti njihovu listu zadataka na praktične i važne dijelove. Naprimjer, Beene koristi program tasktoy iz razloga što kad ide kod klijenta, tasktoy mu pokazuje samo stavke bitne za tog klijenta, a ne za sve druge projekte na kojima radi. (Tasktoy možete isprobati ovdje.)

    • Usudite se da budete spori
    Zapamtite da onaj ko dobro upravlja vremenom, ustvari, neke stvari mnogo sporije obavlja nego onaj ko to radi loše. Naprimjer, neko ko radi zadatak najvećeg prioriteta vjerovatno neće odgovarati na dolazeći e-mail  dok radi taj zadatak. Kao što Markovitz piše: “Očigledno je da ima važnijih zadataka od odgovaranja na e-mailove. Intuitivno, ovo svi znamo. Sljedeći korak je da shvatimo da pripremanje za zadatak (procjena onoga što je pred nama i kako to riješiti) i planiranje samog obavljanja zadatka predstavljaju ključne korake za uspješno obavljanje posla.”

    Izvor: Brazen Careerist


  •  
  • 01.11.2008
  •  
  •  
CEI "Nahla", podružnica Bihać
Bosanskih šehida bb, II lijevi prilaz, 77 000 Bihać

T: 387 37 352 200
F: 387 37 328 201
E-mail: nahlabihac@gmail.com